Règlement Dortoir

Règlement Dortoir

Le règlement principal du Centre intercommunal de sport, loisirs et nature des Evaux doit être respecté en tout temps et tous les règlements particuliers relatifs aux infrastructures, aux salles et aux activités sur le site des Evaux lui sont totalement liés.

La Fondation des Evaux fait appel au bon sens et au savoir vivre de tous les utilisateurs pour qu'ils observent le présent règlement établi dans le but de permettre à chacun une utilisation satisfaisante des installations.

Les différentes locaux sont gérés et entretenues par la Fondation des Evaux. Le présent règlement a pour objectif de permettre la mise à disposition de lieux de rencontre et de rassemblement permettant réunions et autres événements pour la satisfaction pleine et entière de tous, tout en veillant scrupuleusement au respect du matériel et des lieux mis à disposition. Chaque utilisateur doit avoir conscience que ce règlement ne cherche en aucune façon, à limiter la liberté de chacun mais au contraire à préserver la qualité d’accueil des lieux.

Art. 1        Dispositions générales  

Les réunions ou événements de toute nature ayant lieu dans les locaux devront présenter un caractère de bonne tenue et ne pas contrevenir aux bonnes mœurs. L’environnement ne doit être en aucun cas perturbé par des nuisances, telles que sonorisation excessive, stationnement gênant, fumée. Toutes les règles d’hygiène et de propreté devront être observées.

L’organisateur sera responsable de l’inobservation de ces prescriptions comme de toutes les destructions, dégradations ou détériorations causées aux bâtiments, ainsi qu’au mobilier ou au matériel dans les locaux ou dans ses dépendances.

Indépendamment de toute réparation civile, voire pénale, les organisateurs qui auraient enfreint le règlement pourraient se voir refuser les salles pour des réservations ultérieures.

Ce présent règlement devra obligatoirement être lu et approuvé par les utilisateurs lors de l’envoi du formulaire de réservation. Les conditions de location et de sécurité dont l’essentiel est indiqué ci-après devront être respectées.

Art. 2             Demande de réservation

Toute demande doit être formulée par écrit au moyen d’un formulaire avec les coordonnées complètes de l’organisateur, la date et le but de l’événement, son heure de début, sa durée, le nombre d’occupants et les équipements demandés en option. Dès réception du formulaire, la demande de pré-réservation est enregistrée et confirmée par l’administration par un courrier électronique accompagné de la facture. À réception du paiement dans les délais, la réservation est confirmée et le dossier est traité dans les meilleurs délais.

La Fondation des Evaux se réserve le droit de refuser la demande sans en justifier les raisons.

Assurance responsabilité civile (ci-après RC) : l’attestation RC est exigée pour la location du dortoir. Elle est une couverture pour les dégâts causés lors de la location. Toute demande doit être accompagnée d’une attestation RC valable de l’organisateur, faute de quoi la réservation ne sera pas prise en compte.

Associations : afin de permettre aux associations domiciliées sur l’une des cinq communes membres de la Fondation (Ville de Genève, Lancy, Onex, Bernex, Confignon) de bénéficier d’un tarif préférentiel, il appartient au président de faire la demande de réservation et de joindre les documents suivants : les statuts datés et signés par le comité, le procès-verbal de la dernière assemblée générale et un rapport d’activités.

Toute sous-location, sous quelque forme que ce soit, est strictement interdite et entrainera des sanctions (cf. art. 11).

Les mineurs ne sont pas autorisés à remplir le formulaire et à louer les locaux.

Les prérequis de la Fondation pour la réservation sont : un seul débiteur et une seule personne de contact.

Les occupants sont priés de se munir de leur sac de couchage ou de draps de protection. Toutefois, il est possible de louer des draps à la réception, sur demande préalable.

Art. 3        Autorisation

Tout événement doit faire l’objet d’une autorisation écrite de la Fondation des Evaux et est soumis à conditions. L’organisateur doit respecter le but et les objectifs annoncés initialement à la Fondation des Evaux. Tout changement ou débordement peut entraîner le renoncement immédiat de la part de la Fondation des Evaux sans dédommagement.

Les événements à but lucratif sont soumis à autorisation auprès du Service du commerce : Centre de Bandol, rue de Bandol 1, 1213 Onex.

Art. 4        Conditions de paiement  

Dès réception du formulaire, la Fondation des Evaux procède à la facturation selon les tarifs en vigueur au moment de la réservation.  

  • Acompte : la Fondation des Evaux réclame un acompte de CHF 100.- pour les deux première nuits et CHF 50.- par nuit supplémentaire ; toutefois, ce montant est déductible de la facture finale, pour autant que le montant soit égal ou supérieur à l’acompte versé. Montant à payer en totalité sous 7 jours calendaires, y compris les jours fériés ;
  • Facture finale : le nombre d’occupants est à communiquer au plus tard le jour de l’état de lieux d’entrée. Le solde éventuel est à régler au guichet le jour de la remise des clés ou à réception de la facture. Toute nuitée à moins de cinq personnes sera facturé au tarif en vigueur pour un minimum de cinq personnes par nuit ;
  • Pour toute réservation faite à moins de 30 jours de la date de location, le paiement est à régler à réception de la facture.
  • En cas de non-paiement dans le délai imparti, la pré-réservation est annulée sans préavis de la Fondation.

Art. 5        Caution

Afin de responsabiliser l’organisateur, une caution payable par carte de débit, de crédit ou en espèces est à déposer le jour de l’événement à la réception du Centre avant la remise des clés et l’état des lieux d’entrée. Ce montant peut varier en fonction de l’événement et est à déposer au moment de l’état des lieux d’entrée et de la remise des clés. Ce montant versé sert de garantie en cas de non-respect des termes du règlement. Le montant peut varier en fonction de l’événement.

La caution sera restituée après l’événement si les lieux sont restitués en l’état et, comme indiqué sur le courrier des modalités d’entrée.

Art. 6        Etat des lieux – Clés -  Nettoyage

Un employé de la Fondation procèdera à l’état des lieux d’entrée et à la remise des clés selon l’horaire indiqué dans le courrier des modalités d’entrée et en présence du responsable de l’événement.

Les locaux mis à disposition par la Fondation doivent être restitués propres et rangés en respectant les points ci-dessous:

  • Les locaux, les sanitaires doivent être rendus dans un état de propreté réglementaire et en ordre ;
  • Les poubelles doivent être vidées ;
  • Les portes et les fenêtres doivent être fermées ;
  • Les couvertures doivent être pliées (une par lit) ;
  • Les taies d’oreiller utilisées et draps doivent être enlevés et déposés à proximité de l’entrée du local.

Un employé de la Fondation des Evaux procèdera à l’état des lieux de sortie au terme de la location. S’il devait constater des dégâts ou un non-respect du règlement, l’administration se mettra à posteriori en contact avec le responsable pour l’informer des mesures prises à cet effet (cf. Art.11).

Art. 7        Horaires et Fermeture

Comme mentionné à l’article 6 du présent règlement, la remise des clés est définie selon un horaire fixé au préalable et en fonction du planning d’occupation des dortoirs.

Les horaires définis d’entente avec la Fondation doivent être respectés. Tout dépassement de l’horaire fera l’objet d’une retenue sur la caution et sera facturé (cf. art. 5).

Art. 8        Sécurité et Conditions d’utilisation

Par mesure de sécurité lors de la location du dortoir, le responsable devra obligatoirement passer la nuit dans les dortoirs avec le groupe et prendra les dispositions de surveillance et de protection nécessaires.

  • La Fondation des Evaux dégage toute responsabilité en cas de vol ou dégradation du matériel propre à l’utilisateur.
  • Pour chaque salle/local est fixée une capacité d’accueil maximale indiquée dans le formulaire de location. Pour des raisons de sécurité, il est impératif de respecter cette capacité. En cas de dépassement, la responsabilité personnelle de l’organisateur sera engagée.
  • D’une manière générale, l’organisateur interdit toute activité dangereuse et respecte les dispositions légales d’hygiène et de sécurité, en particulier :
    • Il est interdit de fumer dans les locaux ;
    • La circulation des utilisateurs ne doit pas être gênée aux abords, à l’intérieur de la salle et à proximité des issues de secours ;
    • Les sorties de secours doivent être dégagées à tout moment, le non-respect de cette consigne engagera la responsabilité de l’organisateur et pourra entraîner l’arrêt immédiat de l’événement ;
    • Les installations techniques, de chauffage, ventilation, projection, éclairage, sonorisation, lutte contre le feu ou électriques ne doivent pas être modifiées ou encore surchargées ;
    • Il est interdit d’installer des décorations pouvant détériorer les peintures, murs et boiseries ;
    • Aucun matériel de cuissons ne devra être introduit dans le dortoir ;
    • Les objets apportés par le locataire devront être retirés du dortoir au terme de la location ;
    • L’utilisation des pétards et feux d’artifice est formellement interdite ;
    • Sauf accord spécial, il est interdit de percevoir une taxe d’entrée ;
    • L’organisateur se doit d’éviter toutes nuisances sonores. Il garantit l’ordre public sur place et aux abords des locaux ;
    • En cas de sinistre le bénéficiaire doit obligatoirement :
    • Prendre toutes les mesures nécessaires pour éviter la panique
    • Assurer la sécurité des personnes
    • Ouvrir les portes de secours
    • Alerter les pompiers
    • Alerter le gardien d’astreinte

Art. 9        Annulation

Pour être prise en compte par la Fondation, toute annulation doit être signalée par écrit sur reservation@evaux.ch .

9.1  Frais d’annulation

  • Dès réception du paiement de l’acompte et jusqu’à 31 jours avant la première nuit : CHF 50.- de frais de dossier ;
  • Moins de 31 jours avant la première nuit :
    • de une à deux nuits : CHF 100.-
    • dès la 3ème nuit : CHF 50.- supplémentaires par nuit

9.2  Annulation par la Fondation

La Fondation se réserve également le droit d’annuler la réservation en cas de non réception des documents demandés dans les 10 jours suivants le paiement (ex : assurance RC), les frais d’annulation se référeront à l’art.9 § 9.1 du présent règlement.

La Fondation se réserve le droit d’annuler l’événement pour de justes motifs (ex : état inapproprié de la salle). L’événement pourra être reporté à une date ultérieure selon les disponibilités du dortoir.

Si pour des raisons indépendantes de la volonté de la Fondation des Evaux l'objet loué n'est plus utilisable (travaux, inondation, incendie, etc.), la Fondation des Evaux s'engage à prévenir l’organisateur sans délais et aidera l’organisateur, dans la mesure du possible, à trouver une solution de remplacement.

Si aucune solution acceptable n'est trouvée, le montant total de la location sera remboursé. Aucune indemnité ne pourra être réclamée à la Fondation des Evaux.

Art. 10      Remboursement en cas de sinistre

En cas de sinistre (dégâts des eaux, incendie…) il est prévu un dédommagement de la location (le tarif sera fixé par la direction avec l’accord du Bureau de Fondation) sur la base des documents suivants :

  • Photos
  • Constat et rapports des services techniques
  • Constat et rapport du service manifestations

A défaut de ces documents, la demande de dédommagement ne pourra aboutir.

Art. 11      Frais de pénalité – Fraude - Sanction

En cas de fraude au présent règlement (activité différente que celle décrite dans la demande de location, fausse déclaration, emprunt de nom, location effectué par un mineur) le montant de la caution sera intégralement retenu pour non-respect du règlement. Toute sous-location, sous quelque forme que ce soit, est strictement interdite et entrainera les mêmes sanctions.

Autres frais de pénalité à titre indicatifs et qui peuvent être majorés en fonction de la gravité

  • Non-respect des règles de recyclage : CHF 100.-
  • Perte de clés : CHF 100.-
  • Nettoyage supplémentaire : CHF 40.- par ½ heure entamée
  • Dépassement des horaires contractuels : dès une heure CHF 100.- jusqu’à CHF 1'000.-
  • Autres pénalités : selon décision de la Direction ou du Bureau de Fondation

Art. 12      For et droit applicable

Tout litige pouvant survenir entre les parties est soumis exclusivement au droit suisse.

Les Tribunaux genevois sont exclusivement compétents, sous réserve d’un recours devant le Tribunal Fédéral.

Le présent règlement peut être modifié en tout temps.

Le présent règlement a été lu et approuvé par l’organisateur

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