Règlement Chalet

Règlement Chalet

RÈGLEMENT & CONDITIONS DE LOCATION RELATIF AU CHALET RUSTIQUE

Entré en vigueur le 26 février 2020

Le règlement principal du Centre intercommunal de sport, loisirs et nature des Evaux doit être respecté en tout temps et tous les règlements particuliers relatifs aux infrastructures, aux salles et aux activités sur le site des Evaux lui sont totalement liés.

La Fondation des Evaux fait appel au bon sens et au savoir vivre de tous les utilisateurs pour qu'ils observent le présent règlement établi dans le but de permettre à chacun une utilisation satisfaisante des installations.

Les différentes salles sont gérées et entretenues par la Fondation des Evaux des Evaux. Le présent règlement a pour objectif de permettre la mise à disposition de lieux de rencontre et de rassemblement permettant réunions et autres événements pour la satisfaction pleine et entière de tous, tout en veillant scrupuleusement au respect du matériel et des lieux mis à disposition. Chaque utilisateur doit avoir conscience que ce règlement ne cherche en aucune façon, à limiter la liberté de chacun mais au contraire à préserver la qualité d’accueil des lieux.

Art. 1        Dispositions générales

Les réunions ou événements de toute nature ayant lieu dans les salles devront présenter un caractère de bonne tenue et ne pas contrevenir aux bonnes mœurs. L’environnement ne doit être en aucun cas perturbé par des nuisances, telles que sonorisation excessive, stationnement gênant, fumée. Toutes les règles d’hygiène et de propreté devront être observées.

L’organisateur sera responsable de l’inobservation de ces prescriptions comme de toutes les destructions, dégradations ou détériorations causées à l’immeuble, ainsi qu’au mobilier ou au matériel dans la salle ou dans ses dépendances.

Indépendamment de toute réparation civile, voire pénale, les organisateurs qui auraient enfreint le règlement pourraient se voir refuser les salles pour des réunions ultérieures.

Ce présent règlement devra obligatoirement être lu et approuvé par l’organisateur lors de l’envoi du formulaire de réservation. Les conditions de location et de sécurité, dont l’essentiel est indiqué ci-après, devront être respectées.

Art. 2        Demande de réservation

Toute demande doit être formulée par écrit au moyen d’un formulaire avec les coordonnées complètes de l’organisateur, la date et le but de l’événement, son heure de début, sa durée, le nombre de participants prévus et les équipements demandés en option. La demande de réservation est confirmée par un courriel de l’administration dès réception du formulaire. La Fondation des Evaux se réserve le droit de refuser la demande sans en justifier les raisons. 

Assurance : l'organisateur doit obligatoirement joindre une attestation ou un justificatif de paiement de son assurance responsabilité civile, faute de quoi la réservation ne sera pas prise en compte.

Concernant les associations, il appartient au président de faire la demande de réservation et de joindre les documents suivants : les statuts datés et signés par le comité, le procès-verbal de la dernière assemblée générale et un rapport d’activités.

Toute sous-location, sous quelque forme que ce soit, est strictement interdite et entrainera des sanctions (cf. art. 17).

Les mineurs ne sont pas autorisés à remplir le formulaire et à louer les locaux.


Art. 3      Tarifs
Les tarifs s'entendent par matinée, après-midi, journée ou soirée, selon les horaires fixés dans la liste des prix et règlement de location. Pour les clubs sportifs et associations faisant partie des communes gestionnaires (Bernex, Confignon, Genève, Lancy et Onex), une preuve écrite du domicile / siège social du signataire de la demande de location doivent être fournis avec le présent formulaire, afin que la Fondation puisse accorder des tarifs préférentiels.

Art. 4    Paiment
Le paiement doit intervenir avant la location, selon les conditions indiquées sur la facture, qui accompagne la confirmation de réservation. En cas de non paiement dans les délais définis, la Fondation se réserve le droit d’annuler la réservation.

Art. 5     Caution 
Une caution est à déposer en espèces ou par carte au plus tard lors de l’état des lieux d’entrée et la remise des clés de CHF 400.- pour la salle Belvédère et le Chalet rustique (CHF 200.- en cas de location à la demi-journée) et de CHF 200.- pour le réfectoire.
L’indemnité pour le dépassement de l’heure fixée dans le règlement, les nuisances sonores, les éventuels dégâts, le matériel non restitué, de même que tout non respect des termes du contrat (p.ex. bénéficiaire de la location ne correspondant pas au bénéficiaire réel / type de manifestation non conforme à ce qui a été déclaré,..) seront retenus sur la caution déposée et feront l’objet d’une facturation complémentaire si celle-ci s’avérait insuffisante. En cas de respect des clauses du contrat et de son règlement, la caution sera restituée après l’état des lieux de sortie comme indiqué ci-dessous:

  • En cas de location le vendredi, samedi et dimanche la caution sera restituée dès le lundi et au plus tôt dès 12h00
  • En cas de location du lundi au jeudi, la caution sera restituée dès le lendemain au plus tôt dès 12h00

La caution est rendue uniquement durant les horaires de l’administration du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30. En cas d’impératif en dehors de ces horaires, veuillez nous tenir informé de votre venue afin que nous puissions nous organiser avec le gardien.

Art. 6     Annulation

Pour être prise en compte par la Fondation des Evaux, toute annulation doit être signalée par écrit sur reservation@evaux.ch.

6.1       Frais d’annulation

  • Dès l’envoi du courrier de confirmation et jusqu’à 31 jours avant la date de l’événement : CHF 100.- de frais de dossier ;
  • De 30 jours à 15 jours avant la date de l’événement : 50% du montant de la location ;
  • Moins de 15 jours avant la date de l’événement : 100% du montant de la location.

6.2       Annulation par la Fondation des Evaux

La Fondation se réserve le droit d’annuler la réservation pour de justes motifs (ex : état inapproprié de la salle) ainsi que pour des raisons indépendantes de sa volonté (travaux, inondation, incendie, etc.).

La Fondation des Evaux s'engage à prévenir le client sans délais et l’aidera, dans la mesure du possible, à trouver une solution de remplacement immédiate ou proposera un report à une date ultérieure selon les disponibilités de la salle.

En cas de solution de remplacement à l’externe de la Fondation ou d’annulation sans report, le montant total de la location sera remboursé. Dans tous les cas, aucune indemnité ne pourra être réclamée à la Fondation des Evaux.

Art. 7    Conciergerie
Le gardien ouvrira les locaux selon l’horaire défini. Le locataire étant responsable de la fermeture des locaux et ces derniers seront restitués, propres et rangés, en l’état dans lequel ils ont été mis à disposition. Tout matériel endommagé ou manquant sera remplacé aux frais du locataire.

Art. 8     Sécurité
Pour votre propre sécurité, les capacités des locaux ne doivent pas être dépassées. En cas d’incendie, des extincteurs se trouvent à disposition. En cas de départ de feu, appeler les pompiers au 118 et assurer l’évacuation des lieux. Le locataire est responsable de l’ordre et de la discipline durant la location.

Art. 9      Interdiction
Il est formellement interdit de fumer dans tous les locaux, de consommer des produits illicites, de quelque nature que ce soit, de percevoir une taxe d’entrée et/ou de vendre des boissons (sauf accord spécial), d’installer des décorations pouvant détériorer les peintures, les murs, les boiseries, le mobilier et de modifier les installations électriques.

Art. 10    État des lieux
Un état des lieux d’entrée et de sortie sera fait par un employé de la Fondation en présence du responsable de la manifestation. Compter une demi-heure pour l’état des lieux d’entrée et l’état des lieux de sortie. Tout dégât éventuel devra être signalé à l’état des lieux de sortie et sera facturé. Tout dommage, notamment dommage non déclaré par le locataire ou défaut caché, qui serait constaté ultérieurement sera immédiatement signalé au locataire et les dégâts lui seront facturés. En cas de présence d’un traiteur, ce dernier occupera la salle une fois l’état des lieux d’entrée effectué par le responsable. Le traiteur doit également avoir quitté les locaux avant l’état des lieux de sortie.

Art. 11   Horaires locaux
Les locaux doivent être libres et nettoyés selon l’horaire défini avec la Fondation. Un agent de sécurité s’assurera de la fermeture des locaux avec le locataire pour les locations en soirée. Les clés des locaux lui seront restituées. Horaire de fermeture 3h00 du matin. Le locataire s’engage à restituer les locaux aux horaires accordés, et à proscrire les nuisances sonores afin de ne pas déranger le voisinage. Prière de vous assurer de la fermeture des portes et des fenêtres. Toute détérioration ou déprédation de matériel sera facturée. En cas de dépassement d’horaire, un montant de CHF 100.-/heure sera facturé.

Art. 12    Clés 
Une clé sera remise à l’état des lieux d’entrée et devra être restituée à l’état des lieux de sortie et/ou à l’agent de sécurité. En cas de perte, la clé sera facturée au prix de CHF 100.-.

Art. 13    Vol - accident
Le Centre intercommunal des Evaux décline toute responsabilité en cas de vol ou d’accident. Les objets personnels sont sous la responsabilité du locataire.

Art. 14    Matériel
En aucun cas, le matériel (tables, vaisselle, etc..) ne doit être sorti des locaux loués. Les tables et bancs du chalet doivent rester sur les pavés (sous le couvert).

Art. 15    Déchets
La Fondation met à disposition des sacs de tri pour les déchets (verre, pet, compostables et ordures ménagères). Le locataire est responsable d’organiser la gestion des déchets et de les évacuer.

Art. 16    Nettoyage
La Fondation met disposition des locaux propres et rangés. Ces derniers doivent être restitués propres et rangés. Avant l’état des lieux de sortie, il vous faut impérativement :
• Balayer les locaux, les sanitaires, la terrasse (chalet), les couloirs et récurer le sol avec les produits (mis à disposition),
• Nettoyer les tables et les chaises/bancs (enlever les nappes, scotch et autres). Les tables utilisées ne doivent pas être remises en place pour vérification.
• Nettoyer la cuisine, les armoires (les façades), les appareils électroménagers utilisés, vider et nettoyer le frigo (ne pas l’éteindre),
• Nettoyer le grill avec le matériel à disposition (chalet) - Vider le charbon dans le bac prévu à cet effet (chalet),
• Nettoyer la vaisselle utilisée, vider le lave-vaisselle, et la ranger comme prévu (salle Belvédère),
• Trier les déchets, emporter les sacs de tri et les déposer dans les containers prévus et indiqués par les employés de la Fondation,
• Nettoyer les extérieurs des locaux (bouteilles, gobelets, cigarettes, cendrier, etc.),
• Fermer les portes, les fenêtres et les volets (chalet),

Tout manquement sera pénalisé par une retenue sur la caution et/ou une facturation supplémentaire.

Art. 17    Pénalités
(Ces prix sont indicatifs et peuvent être majorés en fonction de la gravité)
• Non-respect des règles de recyclage : 100 CHF
• Nettoyage supplémentaire : 40 CHF/ demi-heure entamée
• Dépassement des horaires contractuels : dès une heure 100 CHF jusqu’à 1000 CHF
• Autres pénalités : selon décision du Bureau de Fondation

For et droit applicable