Règlement Manifestation - Journée entreprise

Règlement Manifestation - Journée entreprise

RÉSERVATION
Les demandes de réservation doivent être lues et dûment signées accompagnées d’une copie de la pièce d’identité du responsable de la société ou du groupement. Par la signature, les utilisateurs déclarent avoir pris connaissance du règlement et s’engagent à le respecter. Dès réception du formulaire, la Fondation confirme la mise à disposition des installations pour la manifestation avec la facture et le BVR.

HORAIRES

Les horaires seront définis d’entente avec la Fondation et doivent être respectés.

PAIEMENT

Le paiement doit intervenir avant la manifestation selon les conditions indiquées sur la facture. En cas de non paiement dans les délais définis, la Fondation se réserve le droit d’annuler la réservation.

CAUTION

Une caution est à déposer en espèces au plus tard lors de l’arrivée sur les lieux.
• CHF 500.- 
L’indemnité pour le dépassement de l’heure fixée dans le règlement, les nuisances sonores, les éventuels dégâts, le matériel non restitué, de même que tout non respect des termes du contrat (p.ex. bénéficiaire de la location ne correspondant pas au bénéficiaire réel / type de manifestation non conforme à ce qui a été déclaré,..) seront retenus sur la caution déposée et feront l’objet d’une facturation complémentaire si celle-ci s’avérait insuffisante. En cas de respect des clauses du contrat et de son règlement, la caution sera restituée après l’état des lieux de sortie comme indiqué ci-dessous:

  • En cas de location le vendredi, samedi et dimanche la caution sera restituée dès le lundi et au plus tôt dès 12h00
  • En cas de location du lundi au jeudi, la caution sera restituée dès le lendemain au plus tôt dès 12h00

La caution est rendue uniquement durant les horaires de l’administration du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30. En cas d’impératif en dehors de ces horaires, veuillez nous tenir informé de votre venue afin que nous puissions nous organiser avec le gardien.

ANNULATION
Pour être prise en compte, toute annulation doit être signalée par écrit sur reservation@evaux.ch, faute de quoi la totalité du montant sera facturé

Annulation

  •  Moins de 14 jours avant : 100% du montant de la location
  •  Entre 30 jours et 15 jours avant : 50% du montant de la location
  •  Dès l’envoi de la confirmation : CHF 100.-  de frais de dossier

Report

Dès l’envoi de notre courrier de confirmation CHF 100.- de dossier seront facturés.

Si pour des raisons indépendantes de notre volonté, les infrastructures louées ne sont plus utilisables (innondation, feu, mauvais état des infrastructures, conditions météorologiques, etc.), la Fondation des Evaux s'engage à vous avertir sans délais. La Fondation des Evaux vous aidera, dans la mesure du possible, à trouver une solution de remplacement similaire ou annulera la manifestation. L'événement pourrait être reporté à une date ultérieure selon les disponibilités du centre. Si aucune solution acceptable n'est trouvée, le montant total de la location sera remboursé. Aucun autre dédommagement ne pourra être réclamé par le client à la Fondation des Evaux.

RESPONSABILITÉ
Le responsable de la manifestation est tenu de se présenter au secrétariat des Evaux le jour même avant d’accéder sur les emplacements attribués selon accord. Les emplacements utilisé par les sociétés ou groupements seront toujours sous la responsabilité d’un membre présent et pouvant s’engager pour la société ou le groupement (Président, entraîneur, etc). La Fondation décline toute responsabilité en cas de vols ou d’accidents.

MATERIEL / DÉGÂTS
Le responsable de la manifestation, la société ou le groupement devra se munir de son propre matériel de jeux. Tout besoin de matériel supplémentaire devra faire l’objet d’une demande préalable et sera facturé. Pour le stade d’athlétisme : accès matériel possible dès 07h30 côté rte de Loëx - Chapeau du curé - uniquement sur demande préalable. Tous dégâts sur le site, les installations et les bâtiments, seront facturés, (buts, filets, arrosage, etc...).

BÂTIMENTS / VESTIAIRES
Vous avez la possibilité de louer des vestiaires avec clef en déposant une caution de CHF 100.-. En cas de non restitution de la clef, cette dernière sera facturée au prix de CHF 100.-. Il est formellement interdit de fumer dans tous les locaux. Les animaux sont interdits dans les vestiaires.
Les sociétés, groupements et le public sont responsables des dégâts occasionnés.

INFIRMERIE
Un local situé au stade ou un vestiare dans le bâtiment principal sont à disposition sur demande préalable, le service samaritain doit être organisé par vos soins.

DÉCHETS
La Fondation met à disposition des sacs de tri pour les déchets (verre, pet, compostable et ordures ménagères). Le responsable est tenu d’organiser la gestion des déchets et doit assumer le nettoyage des zones utilisées, y compris l’évacuation des déchets avec les sacs de tri.
Pour toute manifestation, tenue de buvette ou autre, la vaisselle bio dégradable est vivement conseillée et le responsable doit veiller au tri sélectif. Les ordures ménagères (déchets) doivent être déposées dans les containers à disposition à l’entrée du centre avant de quitter les lieux. Les poubelles de tri (verre, pet, compostable) doivent être déposées dans le centre de récupération sur le chemin François Chavaz (à hauteur du n°62), En cas de non respect de ces règles, la Fondation se réserve le droit de facturer les frais de nettoyage (CHF 40.- /demi-heure entamée).

MUSIQUE

Toute reproduction de sons est interdite sur le site des Evaux sauf autorisation spéciale de la Fondation. Une demande préalable doit être faite auprès de l'administration et sera evaluée selon le type de manifestation.

PÉNALITÉS

(Ces prix sont indicatifs et peuvent être majorés en fonction de la gravité)

• Non-respect des règles de recyclage : 100 CHF

• Dépassement des horaires contractuels : dès une heure 100 CHF jusqu’à 1000 CHF

• Autres pénalités : selon décision du Bureau de Fondation


PARKING
Le parking de la déchetterie et le parking principal à l’entrée du centre (en face du skatepark) sont à disposition. Aucun véhicule ne peut circuler et/ou rester sur le site (sur le parc) sans autorisation préalable. Respecter la signalisation en place pour les véhicules et les deux roues.

PLAN
Un plan détaillé du centre sportif des Evaux est à disposition sur notre site internet

For et droit applicable