Règlement Manifestation & événement

Règlement Manifestation & événement

 

Le Règlement du site du Centre intercommunal de sport, loisirs et nature des Evaux doit être respecté en tout temps et tous les règlements particuliers relatifs aux infrastructures, aux salles et aux activités sur le site des Evaux lui sont totalement liés.

Les organisateurs et les participants à une manifestation sur le site du Centre intercommunal des Evaux sont tenus de se conformer en tout temps aux instructions du personnel de la Fondation et des agents de sécurité.

Art. 1        Dispositions générales

Les événements de toute nature ayant lieu dans le parc devront présenter un caractère de bonne tenue et ne pas contrevenir aux bonnes mœurs. L’environnement ne doit être en aucun cas perturbé par des nuisances, telles que sonorisation excessive, stationnement gênant, fumée. Toutes les règles d’hygiène et de propreté devront être observées.

L’organisateur sera responsable de l’inobservation de ces prescriptions comme de toutes les destructions, dégradations ou détériorations causées aux espaces, aux bâtiments, ainsi qu’au mobilier ou au matériel mis à disposition. Indépendamment de toute réparation civile, voire pénale, les organisateurs qui auraient enfreint le règlement pourraient se voir refuser l’accès pour des évènements  ultérieurs.

Ce présent règlement devra obligatoirement être lu et approuvé par les utilisateurs lors de l’envoi du formulaire de réservation. Les conditions de location et de sécurité dont l’essentiel est indiqué ci-après devront être respectées. La Fondation décline toute responsabilité en cas d’accident ou de vol.

Art. 2        Réservation

Toute demande doit être formulée par écrit sur reservation@evaux.ch  ou par le biais d’un formulaire avec les coordonnées complètes de l’organisateur. La demande de réservation est confirmée par e-mail de l’administration dès réception du formulaire. Les mineurs ne sont pas autorisés à organiser des événements sans la présence d’adultes responsables.

Toute demande incomplète, hors délai, ainsi que pour tout autre motif, la Fondation se réserve le droit de refuser ou d’annuler la demande sans en justifier les raisons.

Aucune réservation ne sera prise en compte à moins de 72h avant le jour de l’événement.

Art. 3        Autorisations

Pour toute manifestation (sportive, associative, publique, privée), les organisateurs doivent faire une demande d’autorisation* auprès des services concernés comme suit:

a) La Fondation des Evaux par courriel : reservation@evaux.ch et par le biais du formulaire en ligne

   Dès réception de la réponse de la Fondation, les organisateurs devront, si nécessaire, se diriger auprès :

b) Du Service du commerce SCOM, Centre de Bandol, Rue de Bandol 1, 1213 Onex  https://www.ge.ch/demander-autorisation-manifestation

   Le SCOM ainsi que l’organisateur transmettront une copie de la demande et de la réponse du SCOM à la Fondation.

c) Des services concernés1 si la manifestation franchit le terrain le périmètre du Centre intercommunal des Evaux.

La manifestation doit respecter le but et les objectifs annoncés initialement à la Fondation. Tout changement ou débordement peut entraîner l’arrêt immédiat de la manifestation par la Fondation sans dédommagement.

*Les autorisations sont soumises à conditions et sous réserve d’acceptation des services concernés

1Onex, Confignon, Bernex, Fondation Aigues Vertes, DGNP ou autres services communaux

Art. 4        Paiement

Les factures sont payables en totalité avant l’événement, selon les conditions indiquées. En cas de non paiement dans le délai imparti, la Fondation se réserve le droit d’annuler la réservation et de facturer des frais de dossier.

Art. 5        Caution

Afin de responsabiliser l’organisateur, une caution est à déposer en espèces ou par carte à la réception du Centre à l’arrivée. Le montant peut varier en fonction de l’événement et est à déposer au moment de l’état des lieux d’entrée et de la remise des clés. Le montant versé sert de garantie en cas de dégâts, de dépassement de l’horaire fixé, de nuisances sonores, de matériel non restitué ou de non-respect des termes du règlement. Tout dégât constaté, toute salle non nettoyée donnera automatiquement lieu à une retenue sur la caution et fera l’objet d’une facturation complémentaire si celle-ci s’avérait insuffisante.

La caution sera restituée après l’événement, comme indiqué sur le courrier de confirmation si toutes les clauses du contrat ont été respectées et qu’aucun dommage n’est constaté.

Art. 6        Annulation et report

Toute demande d’annulation devra être effectuée par courriel sur reservation@evaux.ch quel que soit le motif, faute de quoi la totalité du montant sera facturé.

En cas de météo défavorable (pluie abondante, vent fort, orages) et la difficulté d’organiser un événement dans ces conditions, l’organisateur est tenu d’informer la Fondation qui prendra la décision du maintien ou de l’annulation de la manifestation. D’autres motifs comme le manque de participants, hospitalisation d’un participant, etc. ne seront pas pris en compte par la Fondation en cas d’annulation par l’organisateur.

Pour toute demande des frais de dossier seront facturés dès confirmation de l’événement par la Fondation :

  • avant 30 jours & sans logistique 50.- CHF;
  • avant 30 jours & avec logistique 100.- CHF;
  • de 30 jours à 15 jours avant 50% du montant;
  • de 14 jours avant 100% du montant.

En cas de report de date, la Fondation des Evaux se réserve le droit de facturer des frais de dossier.

Art. 7        Horaires

L’organisateur est tenu de respecter les heures d’ouverture et de fermeture indiquées par la Fondation. Tout dépassement d’horaire sera facturé (cf. Art.16).

Art. 8        Circulation, stationnement et mobilité douce

Aucun véhicule ne peut circuler dans le Centre sans autorisation préalable. En cas de stationnement illicite, la Fondation se réserve le droit de porter plainte et les véhicules pourront être évacués. Les deux roues doivent respecter la signalétique et utiliser exclusivement les emplacements prévus à cet effet.

L’accès au Centre est un point sensible sur lequel l’organisateur doit être rendu attentif. Au regard des voies d’accès peu adaptées à un trafic intense, pour la sécurité de tous et dans le respect du voisinage, de même qu’en termes d’impact écologique, il est impératif de promouvoir la mobilité douce et l’utilisation des transports en commun dans les messages destinés aux participants. L’organisateur devra démontrer toutes les actions menées dans ce sens.

Art. 9        Bâtiments et infrastructures

Les locaux font l’objet d’un règlement spécifique. Les utilisateurs devront veiller à utiliser les locaux mis à disposition avec soin et uniquement dans le but pour lequel ils sont destinés. Il est interdit de fumer dans les locaux.

Les infrastructures et les emplacements utilisés lors de la manifestation sont sous la responsabilité de l’organisateur. Tout dégât causé sur les infrastructures sera facturé à l’organisateur.

Art. 10      Matériel

Seul le matériel confirmé par la Fondation sera fourni lors de la manifestation. Toute demande supplémentaire sera prise en compte par la Fondation sous réserve et sera facturée.

L’organisateur est tenu de :

  • respecter les horaires de restitution du matériel loué ;
  • restituer le matériel propre et en bon état ;
  • ne pas utiliser les différents types de fixations telles que punaises, agrafes, clous, vis et autres sur le matériel loué ;
  • restituer le matériel selon les informations transmises par la Fondation.

Art. 11      Buvette temporaire & Food trucks

Pour toute buvette tenue à but lucratif, l’organisateur devra remplir la demande auprès du SCOM (cf. Art.3 al. b) pour les buvettes :

  • tenue par l’association, le club ou autre entité à but non lucratif, pas d’émolument à verser ;
  • tenue par une entité privée et à but lucratif de moins de 10m², un émolument sera facturé ;
  • tenue par une entité privée et à but lucratif de 10m² ou plus, l’organisateur devra contacter la Fondation.

Quel que soit le type de buvette, l’organisateur doit :

  • contribuer à la prévention de l’alcoolisme. L’offre de boissons alcoolisées aux jeunes de moins de 18 ans doit être régie selon la loi en vigueur ;
  • respecter toutes les prescriptions en matière d’hygiène selon la législation fédérale sur les denrées alimentaires ;
  • être responsable de la qualité des produits, des conditions d'entreposage et de vente ;

Seules les énergies fournies par la Fondation sont acceptées (les groupes électrogènes sont interdit).

Art. 12      Propreté, déchets et environnement

La Fondation des Evaux impose à tout organisateur de manifestation sur son territoire de trier ses déchets pour le respect de l’environnement. L’organisateur doit veiller à mettre des bénévoles en suffisance pour cette activité. Les déchets faisant l’objet du tri sélectif sont : le PET, le verre, l’aluminium, le fer blanc, les déchets incinérables.

À cet effet, dans le cadre de distribution de nourriture et de boissons, l’utilisation de vaisselle réutilisable, compostable et/ou biodégradable est à privilégier (la vaisselle en plastique est interdite).

L’utilisation de groupe électrogène ou de tout autre matériel générant du bruit, des odeurs, de la pollution est interdite.

Pour les événements allant jusqu’à 150 personnes, la Fondation des Evaux met gracieusement à disposition tout le matériel nécessaire (conteneurs de tri et sacs poubelles) à la récupération et au tri des déchets sur le site et en assume également l’évacuation. L’organisateur doit veiller à mettre des bénévoles en suffisance pour cette activité.

Pour les événements de plus de 150 personnes, l’organisateur doit tout mettre en œuvre pour :

a) contacter un prestataire de collecte1, organiser des conteneurs de tri des déchets, organiser l’évacuation de ces derniers ;

b) présenter un concept déchet à la Fondation avant l’événement sur l’organisation mise en place à cet effet.

Dans le cas où les déchets ne sont pas triés et évacués selon les consignes reçues, la Fondation facturera des frais à l’organisateur, y compris les frais de personnel nécessaire.

1 Serbeco SA, Transvoirie SA, Veolia Propreté ou autres

Art. 13      Sécurité et premier secours

L’organisateur est soumis à obligation de veiller à la sécurité des personnes qu’il accueille. Il est de sa responsabilité de mettre en place un service de sécurité adapté au public et aux lieux. En fonction du type de manifestation, la sécurité peut demander différents niveaux d’intervention. L’organisateur est donc tenu de prendre les mesures nécessaires pour l’organisation des premiers secours ou d’un dispositif de secours médical adapté selon les indications des autorités compétentes.

La Fondation se réserve le droit d’imposer à l’organisateur de mettre en place le dispositif nécessaire.

Art. 14      Musique et nuisances

La diffusion de musique est soumise à autorisation de la Fondation. L’organisateur peut être contraint d'arrêter la musique sur demande du personnel de la Fondation ou des agents de sécurité.

Art. 15      Responsabilité

L’organisateur est responsable de tous les dégâts et débordements causés ainsi que de leurs conséquences. Il s’engage à souscrire une assurance responsabilité civile couvrant sa manifestation.

Art. 16      Frais de pénalité

En cas de non-respect du présent règlement (activité différente que celle décrite dans la demande de location, fausse déclaration, emprunt de nom, location effectué par un mineur, etc.) des frais seront facturés. Toute sous-location, sous quelque forme que ce soit, est strictement interdite et entrainera les mêmes sanctions.

D’autres frais de pénalité à titre indicatifs peuvent être majorés en fonction de la gravité :

  • Perte de clé : CHF 100.-
  • Nettoyage supplémentaire : dès CHF 40.-
  • Autres pénalités : selon décision de la Direction

Art. 17      For et droit applicable

Tout litige pouvant survenir entre les parties est soumis exclusivement au droit suisse.

Les Tribunaux genevois sont exclusivement compétents, sous réserve d’un recours devant le Tribunal fédéral.

Le présent règlement entre en vigueur le 30 avril 2018 et peut être modifié en tout temps. Il annule et remplace toute instruction ou note de service antérieure à ce sujet.

Le présent règlement a été lu et approuvé par l’organisateur lors de l’envoi du formulaire de réservation.